Văn Phòng Trường

1. Quá trình hình thành, phát triển và thành tích nổi bật

Quá trình hình thành, phát triển

Văn phòng được thành lập theo Quyết định số 2028/QĐ-ĐHHP ngày 01/7/2021 của Hiệu trưởng Trường Đại học Hải Phòng; được điều chỉnh chức năng nhiệm vụ theo Quyết định số 908/QĐ-ĐHHP ngày 07/3/2025.

Thành tích nổi bật

Văn phòng được tặng danh hiệu Tập thể Lao động Xuất sắc năm học 2021 - 2022 theo Quyết định số 3466/QĐ-UBND ngày 17/10/2022 của Chủ tịch UBND thành phố Hải Phòng.

2. Sơ đồ, cơ cấu tổ chức

3. Chức năng, nhiệm vụ được giao

Văn phòng là đơn vị thuộc Trường Đại học Hải Phòng, có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng quản lý và thực hiện công tác: hành chính, tổng hợp, quản trị Hệ thống Văn phòng điện tử - HP-eOffice, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử; mua sắm vật tư văn phòng; công tác lễ tân, quản trị công sở, phục vụ hậu cần; công tác văn thư, lưu trữ; công tác thi đua, khen thưởng; công tác thanh tra.

Công tác hành chính, tổng hợp

- Làm đầu mối thông tin giữa lãnh đạo Trường với các đơn vị thuộc, trực thuộc, giữa Nhà trường với cấp trên và các cơ quan ngoài trường; phối hợp với các tổ chức đoàn thể và các tổ chức khác trong việc thực hiện các nhiệm vụ của Trường;

- Tổng hợp, trình Lãnh đạo Trường ban hành, phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, năm; theo dõi, đôn đốc các đơn vị, tổ chức liên quan thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, đảm bảo đúng tiến độ, hiệu quả; kiến nghị giải pháp nhằm thực hiện có hiệu quả chương trình, kế hoạch công tác; kịp thời báo cáo, điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác, đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Trường;

- Công tác cải cách hành chính:

+ Tham mưu xây dựng và thực hiện các kế hoạch công tác cải cách hành chính hàng năm, giai đoạn; làm đầu mối rà soát, thống kê; tổng hợp báo cáo về công tác cải cách hành chính của Trường theo quy định;

+ Chủ trì tham mưu, thực hiện cải cách thủ tục hành chính; tổ chức tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định;

+ Phối hợp với Phòng Tổ chức, Cán bộ và Pháp chế thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính;

- Quản trị Hệ thống Văn phòng điện tử - HP-eOffice.

- Xây dựng báo cáo định kỳ, đột xuất, báo cáo chuyên đề về các nhiệm vụ của Trường theo quy định; chủ trì hoặc tham gia xây dựng, góp ý các đề án, quy chế, quy định, nội quy, quy tắc, văn bản, hướng dẫn theo chức năng nhiệm vụ hoặc theo phân công của Hiệu trưởng.

- Chuẩn bị chương trình, nội dung, phục vụ cuộc họp Giao ban cán bộ chủ chốt và các cuộc họp khác theo chỉ đạo của Hiệu trưởng; thư ký các cuộc họp, hội nghị và ra thông báo kết luận các cuộc họp, hội nghị theo phân công của Lãnh đạo Trường.

- Phối hợp thực hiện công tác truyền thông, quảng bá hình ảnh của Trường; là đầu mối cung cấp thông tin của Trường cho các cơ quan thông tấn báo chí theo chỉ đạo của Hiệu trưởng.

- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, trang trí, khánh tiết của Trường; phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện của Trường; thông báo thành phần, thời gian, địa điểm, nội dung các cuộc họp của Trường.

- Phối hợp với Công đoàn Trường thực hiện việc hiếu, hỉ đối với cán bộ, viên chức, người lao động trong Trường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường.

- Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê định kỳ và theo yêu cầu của Hiệu trưởng về hoạt động của Văn phòng.

Công tác quản trị công sở, phục vụ hậu cần

- Quản lý, điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, phòng hội thảo, phòng truyền thống của Trường; thực hiện công tác quản lý, lễ tân, phục vụ các các hội trường, phòng họp, phòng hội thảo tại các tòa nhà A1, A2, A3, A6, B7, B10; Phòng Truyền thống.

- Quản lý, đảm bảo cảnh quan, công tác vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh toàn bộ khu A (trừ Ký túc xá A7).

- Quản lý, điều phối sử dụng xe ô tô, cấp phát xăng dầu, đảm bảo phương tiện đi công tác cho cán bộ, viên chức, người lao động; cho người học đi học tập, thực tập, thực tế theo quy định của Trường và quy định của pháp luật.

- Tổ chức in ấn, quản lý, cấp phát: phôi bằng, phôi chứng chỉ, tem chống giả, giấy thi, giấy nháp thi, túi đựng đề, túi đựng bài thi, bìa hồ sơ, phong bì, lịch, sổ tay, trang thông tin giới thiệu… của Trường; mua sắm, quản lý quà tặng, vật phẩm lưu niệm, ấn phẩm phục vụ công tác đối nội, đối ngoại; tiếp nhận, quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường; tổ chức mua sắm, điều phối văn phòng phẩm các đơn vị trong toàn trường.

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức mua sắm, theo dõi, quản lý về mặt sử dụng, điều phối, bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa vật tư văn phòng (văn phòng phẩm, máy in, mực in, máy photocopy và các vật tư văn phòng khác phục vụ công việc);

- Tổ chức và thực hiện phục vụ bếp ăn cho cán bộ, viên chức, người lao động của Trường.

- Quản lý và sử dụng tài sản, thiết bị, cơ sở vật chất được giao cho Văn phòng theo quy định của Trường và của pháp luật.

Công tác văn thư, lưu trữ

- Chủ trì xây dựng, trình Hiệu trưởng ban hành các quy định về thủ tục hành chính, văn thư, lưu trữ trong toàn Trường.

- Tiếp nhận, phân loại các công văn, thư tín, điện báo, fax, thư điện tử, bưu phẩm, sách, báo, tạp chí ... gửi đến; chuyển đi tới các đơn vị và cá nhân có liên quan để xử lý giải quyết.

- Quản lý, sử dụng con dấu của Trường và bộ con dấu chức danh của Lãnh đạo Trường, lãnh đạo các đơn vị theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quy định của pháp luật; thực hiện các quy trình, thủ tục làm mới, thu hồi, hủy bỏ con dấu của Nhà trường, đơn vị và dấu chức danh của lãnh đạo Trường, đơn vị.

- Thực hiện cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, viên chức, người lao động của Trường theo quy định; chứng thực các loại văn bản do Trường ban hành; ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại Trường.

- Chủ trì thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn, giấy tờ, văn bản như: ban hành quy định về công tác lưu trữ, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện trong toàn Trường; thu thập, chỉnh lý, sắp xếp, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định; định kỳ hằng năm kiểm tra, thống kê tài liệu, lưu trữ tại Trường và nộp lưu trữ theo yêu cầu của Thành phố.

- Chủ trì xây dựng chương trình tin học hóa, hiện đại hóa công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ của Trường.

Công tác thi đua, khen thưởng

- Tham mưu giúp Hiệu trưởng và Hội đồng thi đua, khen thưởng của Trường chỉ đạo, quản lý và tổ chức, hướng dẫn thực hiện công tác thi đua, khen thưởng.

- Làm Thường trực Hội đồng Thi đua Khen thưởng của Trường.

- Xây dựng và tổ chức thực hiện Kế hoạch công tác thi đua giai đoạn, hàng năm và chuyên đề.

- Trình Hiệu trưởng ban hành các quy định liên quan đến công tác thi đua, khen thưởng.

- Tổng hợp và chuẩn bị nội dung họp xét khen thưởng; đôn đốc, kiểm tra các đơn vị thuộc, trực thuộc thực hiện công tác thi đua, khen thưởng.

- Tham mưu tham gia các hoạt động của Khối thi đua các trường Đại học thành phố Hải Phòng.

- Quản lý và tổ chức đánh giá viên chức, người lao động thuộc Văn phòng.

Công tác thanh tra

- Chủ trì xây dựng, trình Hiệu trưởng phê duyệt, ban hành các văn bản quản lý về công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ của Trường; kế hoạch thanh tra, kiểm tra nội bộ của Trường trong từng năm học và tổ chức thực hiện kế hoạch đó theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện việc thanh tra hoặc kiểm tra đột xuất không theo kế hoạch định kỳ theo yêu cầu của Hiệu trưởng.

- Thanh tra, kiểm tra công tác tuyển sinh hằng năm các hình thức và trình độ đào tạo theo Hướng dẫn của Bộ GD&ĐT.

- Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch, chương trình, nội dung, phương pháp giáo dục; quy chế chuyên môn, quy chế thi, quy chế tuyển sinh, quy chế đào tạo, quy định về in, quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ.

- Thanh tra, kiểm tra việc tự chủ mở ngành đào tạo, ban hành chương trình đào tạo, thực hiện các quy định về giáo trình, bài giảng; hoạt động khoa học công nghệ và hợp tác quốc tế.

- Thanh tra, kiểm tra việc quản lý tài chính, tài sản; công tác tổ chức cán bộ; việc thực hiện các quy định về điều kiện bảo đảm chất lượng giáo dục của Trường; nhiệm vụ giáo dục chính trị và công tác sinh viên; việc thực hiện pháp luật liên quan đến tổ chức, hoạt động của các đơn vị, tổ chức và cá nhân thuộc Trường; việc thực hiện chính sách và pháp luật về giáo dục; việc xây dựng, ban hành quy chế, quy định nội bộ của Trường theo thẩm quyền.

- Làm đầu mối giúp Hiệu trưởng phối hợp với cơ quan, tổ chức, đơn vị liên quan về công tác thanh tra, kiểm tra.

- Thực hiện chế độ, thông tin báo cáo tình hình thực hiện công tác thanh tra với Hiệu trưởng và cơ quan quản lý cấp trên theo quy định.

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

4. Đội ngũ cán bộ, viên chức, người lao động

Hiện nay, Văn phòng trường có 21 viên chức, người lao động, gồm: 02 tiến sĩ, 01 nghiên cứu sinh, 11 thạc sĩ, 03 cử nhân, còn lại là giáo dục phổ thông.

26/01/2024 6,623

Thông báo