Create a Joomla website with Joomla Templates. These Joomla Themes are reviewed and tested for optimal performance. High Quality, Premium Joomla Templates for Your Site

PHÒNG HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ - TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG

Thông tin chung
Địa chỉ: Tầng 1 Nhà A2, Trường Đại học Hải Phòng, 171 Phan Đăng Lưu - Kiến An - Hải Phòng
Điện thoại: 031 3591151
Email: PhongHCQT.THP@moet.edu.vn
Website: phonghcqt.dhhp.edu.vn
Thành lập:
Cơ cấu tổ chức
- Chi bộ:
+ Bí thư Chi bộ: ThS. Bùi Đình Y
Tuấn + Phó Bí thư Chi bộ: Phạm Hồng Quân
- Lãnh đạo đơn vị:
Quyền Trưởng phòng
ThS. Bùi Đình Y
Email: buidinhythp@gmail.com
Phó Trưởng phòng
Phạm Hồng Quân
Email: phamhongquan.thp@gmail.com
- Công đoàn:
+ Chủ tịch: Trần Thị Thanh Hòa . Email: thanhhoa201075@gmail.com
+ Phó chủ tịch: Trần Phương Nam . Email: phuongnamdhhp@gmail.com
Chức năng nhiệm vụ
[Ban hành kèm theo Quyết định số 350/QĐ-ĐHHP, ngày 30/3/2016 của Hiệu trưởng Trường Đại học Hải Phòng]
1. Vị trí, chức năng
Phòng Hành chính – Quản trị là đơn vị trực thuộc Trường Đại học Hải Phòng, có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng quản lý và thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; mua sắm, quản lý thiết bị vật tư, văn phòng phẩm; quản lý đất đai, cơ sở vật chất; quản lý các hoạt động phục vụ và dịch vụ; quản lý điện, nước, xăng dầu, thông tin liên lạc; quản lý phương tiện và điều hành hoạt động vận tải đáp ứng các hoạt động chung của Nhà trường.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
2.1. Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
a) Chủ trì xây dựng, trình Hiệu trưởng ban hành các quy định về thủ tục hành chính, văn thư, lưu trữ trong toàn Trường; kiểm tra thể thức và thủ tục văn bản trước khi phát hành;
b) Tổ chức soạn thảo các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng; đánh máy, in ấn, sao lục, phôtôcopy các loại công văn, tài liệu phục vụ cho công tác, hoạt động chung của Trường;
c) Trưởng phòng Hành chính-Quản trị được thừa lệnh Hiệu trưởng ký các thông báo thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Phòng lưu hành trong nội bộ Trường; giấy giới thiệu cử cán bộ của Trường đi công tác; xác nhận bản sao các văn bản do Trường phát hành (trừ bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bản kết quả học tập); xác nhận chữ ký, thông báo chữ ký và tiếp nhận thông báo chữ ký của các tổ chức ngoài trường gửi đến và trong Trường chuyển đi; xác nhận vào mục thời gian về trong giấy đi đường của CBVC thuộc Trường sau khi đi công tác về; xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác tại Trường;
d) Thường trực hội nghị Giao ban Nội chính: chuẩn bị các điều kiện tổ chức hội nghị, dự thảo báo cáo và làm thư ký hội nghị; ra thông báo ý kiến kết luận của lãnh đạo Trường chủ trì hội nghị;
đ) Quản trị Hệ thống Văn phòng điện tử – HP-eOffice (http://qlvb.hpnet.vn). Tiếp nhận, phân loại các công văn, thư tín, điện báo, fax, thư điện tử, bưu phẩm, sách, báo, tạp chí ... gửi đến; chuyển đi tới các đơn vị và cá nhân có liên quan để xử lý giải quyết;
e) Quản lý, sử dụng con dấu và bộ dấu chức danh của Ban Giám hiệu, lãnh đạo các phòng, ban theo đúng quy định của pháp luật;
g) Chủ trì thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn, giấy tờ, văn bản (sau đây gọi chung là tài liệu) như: ban hành quy định về công tác lưu trữ, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện trong toàn Trường; thu thập, chỉnh lý, sắp xếp, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định; định kỳ hằng năm kiểm tra, thống kê tài liệu, lưu trữ tại Trường và nộp lưu trữ theo yêu cầu của Thành phố.
2.2. Công tác lễ tân
a) Chịu trách nhiệm trang trí, khánh tiết, âm thanh, ánh sáng, phục vụ và các điều kiện bảo đảm khác đáp ứng yêu cầu tổ chức các ngày lễ, các hội nghị, hội thảo sự kiện theo kế hoạch đã được Hiệu trưởng phê duyệt;
b) Tổ chức đón, tiếp khách đến Trường công tác; hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc; bố trí nơi ăn, nghỉ, phương tiện làm việc và đi lại, phục vụ khách theo sự phân công của Hiệu trưởng.
2.3. Mua sắm, quản lý thiết bị vật tư, văn phòng phẩm
a) Xây dựng kế hoạch, lập dự trù kinh phí, thực hiện mua sắm thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm, bảo hộ lao động và quản lý, cấp phát theo đúng tiêu chuẩn, định mức quy định;
b) Theo dõi, quản lý việc sử dụng cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị, vật tư văn phòng đã cấp phát cho các đơn vị và tại các văn phòng…;
c) Lập sổ quản lý và theo dõi tài sản tại các tổ chức, đơn vị trong toàn Trường; phối hợp với Phòng Kế hoạch-Tài chính và đơn vị liên quan thực hiện việc kiểm kê, đánh giá tài sản, thiết bị và tổ chức thanh lý thiết bị vật tư, công trình kiến trúc cũ, hỏng hoặc không còn giá trị và nhu cầu sử dụng; tổng hợp báo cáo kết quả kiểm kê, quản lý cơ sở vật chất, thiết bị định kỳ hằng năm hoặc đột xuất theo quy định.
2.4. Công tác quản lý đất đai, cơ sở vật chất
a) Xây dựng quy định về quản lý đất đai, tài sản, cơ sở vật chất và quy trình bảo quản, sử dụng trang thiết bị trong phạm vi toàn Trường;
b) Quản lý hồ sơ và thực tế vật kiến trúc, cơ sở hạ tầng kĩ thuật của Trường: đất đai, tường rào, cơ sở hạ tầng, cây xanh, điện, cấp thoát nước, hệ thống lớp học, giảng đường, phòng khách, văn phòng, phòng họp, phòng hội thảo, hội trường...;
c) Chủ trì thực hiện nhiệm vụ duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế thiết bị điện, nước, thông tin liên lạc; phối hợp với các đơn vị có liên quan giám sát thi công, nghiệm thu các công trình xây mới, sửa chữa, cải tạo và nhận bàn giao, đưa công trình đó vào sử dụng có hiệu quả.
2.5. Quản lý các hoạt động phục vụ và dịch vụ
a) Xây dựng, trình Hiệu trưởng ban hành các nội quy, quy định sử dụng, quản lý hệ thống văn phòng, phòng khách và nhà ăn tập thể;
b) Quản lý, phục vụ, đóng mở cửa các văn phòng theo thời khóa biểu hoặc kế hoạch công tác;
c) Quản lý phòng khách, đảm bảo việc tiếp đón và phục vụ khách đến làm việc và nghỉ lại Trường;
d) Phục vụ phòng làm việc của Ban Giám hiệu, Chủ tịch Hội đồng Trường; phục vụ nước uống cho cán bộ giảng viên, sinh viên khi lên lớp tại các giảng đường hoặc tại hội trường trong các buổi sinh hoạt tập thể theo kế hoạch do Hiệu trưởng phê duyệt;
đ) Tổ chức trồng mới, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, cây bóng mát, cảnh quan trong khuôn viên Trường; thực hiện công tác vệ sinh môi trường đảm bảo xanh, sạch, đẹp, an toàn;
e) Quản lý, kiểm tra, giám sát các hoạt động dịch vụ trong Trường như: nhà ăn, căng tin, trông giữ xe...; phối hợp với Ban Quản lý Ký túc xá (bộ phận Y tế) kiểm tra, giám sát vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh cảnh quan môi trường;
g) Thường trực Ban phòng chống cháy nổ, Ban phòng chống lụt bão, cứu hộ, cứu nạn; chủ trì thực hiện nhiệm vụ phòng chống cháy nổ, phòng chống lụt bão, cứu hộ, cứu nạn theo quy định.
2.6. Quản lý điện, nước, xăng dầu, thông tin liên lạc và vận tải
a) Quản lý các trạm biến áp, đường dây điện, đường cấp, thoát nước, đảm bảo cung cấp đầy đủ điện, nước cho toàn Trường;
b) Theo dõi, ghi, chốt chỉ số đồng hồ điện, đồng hồ nước của các công trình, khu nhà, căng tin, dịch vụ…đảm bảo an toàn, chính xác, kịp thời, tránh thất thoát, lãng phí;
c) Quản lý việc sử dụng điện thoại công vụ trong Trường, đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt, an toàn, tiết kiệm;
d) Quản lý phương tiện và điều hành hoạt động vận tải: thường xuyên kiểm tra, theo dõi về kỹ thuật, kilômét vận hành, lập kế hoạch, dự trù kinh phí để kiểm định, sửa chữa phương tiện theo đúng quy định; quản lý, điều hành nhân viên lái xe phục vụ các nhiệm vụ, công tác chung của Trường.
2.7. Công tác khác
a) Quản lý và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng cung cấp dịch vụ điện, nước, vệ sinh môi trường, thông tin liên lạc… với các cơ quan, doanh nghiệp có liên quan;
b) Tham gia với Công đoàn Trường thực hiện công tác hiếu, hỷ đối với CBVC, người lao động trong Trường và ngoài Trường theo sự phân công của Hiệu trưởng;
c) Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực, cơ sở vật chất và các phương tiện, trang thiết bị được giao;
d) Xây dựng các quy định, quy trình giải quyết công việc do đơn vị phụ trách;
đ) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Hiệu trưởng.
Thành tích
- Bằng khen của UBND thành phố Hải Phòng năm 2001; 2004; 2009 Về việc ”Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ năm học“.
- Bằng khen của Ban chấp hành Liên đoàn Lao động Thành Phố Hải Phòng năm 2005; 2009 Về việc ”Có nhiều thành tích trong phong trào thi đua lao động sản xuất và xây dựng tập thể công đoàn vững mạnh“